Należności pilnowane wyciągiem, nie pamięcią
Wpłaty wchodzą z wyciągu bankowego i same dopasowują się do faktur po numerze z tytułu przelewu.
Wezwanie i nota odsetkowa czekają na zatwierdzenie człowieka, a przypomnienia wstrzymują się, gdy wyciąg jest nieświeży.
Wyciąg zamiast integracji z bankiem
Wyciąg wgrywasz w formacie MT940, CAMT.053 albo CSV z własnym mapowaniem kolumn. Kluczem przeciw podwójnemu importowi jest referencja bankowa, więc ten sam plik wgrany dwa razy nie zdubluje wpłat.
Najsilniejszym sygnałem dopasowania jest numer faktury z pola /INV/ komunikatu podzielonej płatności. Dalej idą kwota, kontrahent i tytuł. Transakcja bez pewnego dopasowania czeka z propozycjami, zamiast zgadywać.
Wpłata częściowa zostawia fakturę z kwotą nierozliczoną, a nadpłata zostaje widoczna przy kontrahencie zamiast zniknąć w zaokrągleniu.
Wezwania z hamulcem bezpieczeństwa
Przypomnienia po terminie wstrzymują się same, kiedy ostatni wyciąg jest starszy niż dwa dni robocze. Bez świeżego wyciągu system nie wie, kto zapłacił wczoraj, więc milczy zamiast zgadywać.
Wezwanie do zapłaty i nota odsetkowa wymagają zatwierdzenia przez człowieka. Stopy odsetek ustawowych i progi rekompensaty za odzyskiwanie należności są danymi z okresem obowiązywania i źródłem, nie stałymi w kodzie.
Każde pismo powstaje jako dokument z wersją i migawką danych: przy sporze liczy się to, co było na wydruku, nie stan bazy dzisiaj.
Limity kredytowe jako ostrzeżenie
Limit kredytowy kontrahenta widać przy zleceniu, ale przekroczenie nie blokuje pracy — wraca jako ostrzeżenie przy zapisie.
Zestawienie wiekowania pokazuje należności w przedziałach: bieżące, 1–30, 31–60, 61–90 i ponad 90 dni po terminie, w rozbiciu na kontrahentów.
Czego ten obszar nie robi
- Nie łączy się z API banku: wyciąg wgrywasz plikiem, bo integracja bankowa wymaga umowy i certyfikatu na każdy bank osobno.
- Nie generuje plików przelewów w formacie Elixir ani SEPA — zestawienie „Do zapłaty" wychodzi jako CSV.
- Nie prowadzi windykacji sądowej ani nie wysyła spraw do firmy windykacyjnej.
- Nie decyduje sam o wysłaniu wezwania; każde pismo przechodzi przez zatwierdzenie.
Pytania
Skąd system wie, której faktury dotyczy wpłata?
Z tytułu przelewu. Numer faktury w polu /INV/ komunikatu podzielonej płatności jest sygnałem najmocniejszym; przy jego braku system porównuje kwotę, kontrahenta i treść tytułu.
Co, jeśli klient zapłacił jedną kwotą za pięć faktur?
Transakcja zostaje nierozdysponowana do czasu rozbicia. Możesz rozdzielić ją na faktury ręcznie, a system pokaże, ile jeszcze zostało.
Czy przypomnienia wyjdą, gdy zapomnę wgrać wyciąg?
Nie. Przy wyciągu starszym niż dwa dni robocze sekwencja przypomnień zatrzymuje się sama.
Czy nota odsetkowa liczy odsetki ustawowe czy umowne?
Ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, po stopie obowiązującej w danym okresie. Stopa i jej źródło zostają na wydruku.