Faktura i KSeF bez przepisywania danych
Fakturę wystawiasz z zakończonych zleceń, a stawkę VAT proponuje silnik reguł z podstawą prawną w treści.
Do KSeF jedzie dokument sprawdzony lokalnie schematem, więc odrzuceń formalnych nie ma.
Ze zlecenia na fakturę
Lista „Do zafakturowania" pokazuje zlecenia zakończone, dla których nie powstała jeszcze faktura. Zaznaczasz kilka zleceń tego samego zleceniodawcy i wystawiasz fakturę zbiorczą.
Dane stron utrwalają się na fakturze w chwili wystawienia. Zmiana adresu kontrahenta pół roku później nie zmienia dokumentu, który już poszedł.
Numer nadaje się przy wystawieniu, nie przy tworzeniu szkicu. Porzucony szkic nie zostawia luki w numeracji, a luka w numeracji faktur to problem, którego nie chcesz tłumaczyć kontroli.
Stawka VAT z uzasadnieniem
Stawkę wylicza silnik reguł i podaje powód: przewóz krajowy, międzynarodowy, odwrotne obciążenie przy potwierdzonym numerze VAT UE. Możesz ją nadpisać, podając powód — system nie zastępuje księgowej.
Odwrotne obciążenie wymaga potwierdzonego numeru VAT UE. Weryfikacja starsza niż 30 dni daje ostrzeżenie przed wystawieniem, bo dowód należytej staranności ma mieć datę.
Kwota w obcej walucie niesie kurs, jego datę, numer tabeli NBP i źródło. Kurs to ostatni dzień roboczy przed powstaniem przychodu, zgodnie z regułą podatkową, a kwoty w złotych są zapisane, nie liczone przy odczycie.
KSeF wysyłka i UPO
XML w strukturze FA(3) powstaje z klas wygenerowanych ze schematu i jest sprawdzany lokalnie przed każdą wysyłką. Dokument niezgodny ze schematem nie opuszcza systemu.
Status rozliczenia i status KSeF są rozdzielne: faktura może być opłacona i jeszcze nieprzyjęta albo odwrotnie. Po przyjęciu przez KSeF anulowanie jest niemożliwe — zostaje korekta.
Faktura poza szkicem jest niezmienna, a pilnuje tego wyzwalacz w bazie zależny od stanu, nie uprawnienia kolumnowe. Rola, którą łączy się aplikacja, nie może go wyłączyć.
Czego ten obszar nie robi
- Nie prowadzi księgowości: JPK_V7, księgi i deklaracje zostają w programie księgowym.
- Nie odczytuje skanów faktur kosztowych — faktura z KSeF wchodzi danymi, papierową wpisujesz ręcznie.
- Nie generuje zawiadomienia ZAW-NR przy płatności na rachunek spoza wykazu; ostrzega i wymaga powodu.
- Nie wystawia faktur w walucie innej niż waluta rozliczeń kontrahenta bez utrwalonego kursu — brak kursu wstrzymuje pozycję, nie psuje kwoty.
Pytania
Czy mogę poprawić wystawioną fakturę?
Tylko korektą, która niesie wartość sprzed i po zmianie. Edycja wystawionego dokumentu jest zablokowana w bazie.
Co, jeśli KSeF odrzuci fakturę merytorycznie?
Odrzucona faktura nie istnieje w KSeF, więc wolno ją poprawić i wysłać ponownie z tym samym numerem. Odrzucenia merytorycznego system nie ponawia automatycznie.
Skąd bierze się kurs waluty na fakturze?
Z tabeli NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem przychodu. Numer tabeli i data zostają zapisane na dokumencie.
Czy faktura trafi na e-mail kontrahenta?
Tak, razem z wizualizacją PDF i kodem QR, jeśli ustawisz wysyłkę. Adres zwrotny pochodzi z konfiguracji instancji, a nazwa nadawcy z profilu Twojej firmy.