Regulamin świadczenia usługi Trasivo

A. Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin określa zasady świadczenia usługi Trasivo — systemu do zarządzania transportem drogowym (Transport Management System) dla przewoźników drogowych, dostępnego jako aplikacja internetowa pod adresem app.trasivo.pl oraz jako aplikacja mobilna dla kierowców.
Usługa jest świadczona wyłącznie na rzecz przedsiębiorców w rozumieniu Kodeksu cywilnego, w ramach prowadzonej przez nich działalności gospodarczej lub zawodowej (relacja business-to-business). Regulamin nie jest kierowany do konsumentów.
Usługodawca: podmiot jeszcze nieutworzony — pełne dane zostaną opublikowane przed uruchomieniem usługi komercyjnej, adres poczty elektronicznej do kontaktu w sprawach umowy: wskazany po uruchomieniu usługi komercyjnej.
Komunikacja między stronami odbywa się drogą elektroniczną — pocztą elektroniczną na adres podany przy rejestracji konta albo przez powiadomienia w samej aplikacji. Klient jest zobowiązany utrzymywać aktualny adres e-mail przypisany do konta właściciela firmy.
Świadczenie usługi drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną — regulamin określa rodzaj i zakres usług zgodnie z art. 8 tej ustawy w sekcji F.

B. Definicje

Usługodawca — podmiot wskazany w §A.3, świadczący usługę Trasivo.
Klient / Najemca — przedsiębiorca, który zawarł umowę o świadczenie usługi przez rejestrację firmy w systemie; w systemie odpowiada pojęciu tenanta (identity.tenant).
Użytkownik — osoba fizyczna korzystająca z usługi w imieniu Klienta, posiadająca indywidualne konto z przypisaną rolą.
Właściciel — Użytkownik z rolą OWNER, działający w imieniu Klienta przy zawarciu i wykonywaniu umowy, w tym przy akceptacji dokumentów prawnych i zarządzaniu subskrypcją.
Kierowca — osoba fizyczna wykonująca przewóz na rzecz Klienta, korzystająca z Aplikacji Mobilnej z rolą DRIVER.
Konto — indywidualny dostęp Użytkownika do Usługi, zabezpieczony hasłem i opcjonalnie uwierzytelnianiem dwuskładnikowym.
Usługa — funkcjonalność Trasivo opisana w sekcji F, dostępna przez Aplikację Web i Aplikację Mobilną w ramach wybranego Planu.
Aplikacja Web — aplikacja internetowa dostępna pod app.trasivo.pl.
Aplikacja Mobilna — aplikacja na urządzenia mobilne przeznaczona dla Kierowców.
Plan — wariant cenowy Usługi, opisany w Cenniku (§L).
Okres próbny — nieodpłatny okres korzystania z Usługi na warunkach opisanych w §M.
Okres rozliczeniowy — miesięczny okres, za który naliczana jest opłata zgodnie z wybranym Planem.
Dane Klienta — wszelkie dane wprowadzone do systemu przez Klienta lub jego Użytkowników albo pozyskane w toku świadczenia Usługi na rzecz Klienta, w tym dane osobowe jego pracowników, kierowców i kontrahentów.
Integracja — połączenie Usługi z systemem podmiotu trzeciego (KSeF, rejestry publiczne, dostawca telematyki, operator płatności, dostawca SMS), opisane w §H.
Tryb ograniczony — stan konta Klienta przy zaległości w płatności, opisany w §O.
Dokument Prawny — niniejszy regulamin, polityka prywatności oraz umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, publikowane i wersjonowane w systemie.

C. Rejestracja

Rejestracja Klienta odbywa się przez podanie numeru NIP, który jest weryfikowany w rejestrze REGON i w wykazie podatników VAT prowadzonym przez Ministerstwo Finansów. Rejestracja jest odrzucana, gdy NIP nie zostanie odnaleziony w żadnym z tych rejestrów, gdy podmiot figuruje jako wykreślony, albo gdy z danym NIP korzystano już wcześniej z Okresu próbnego.
Zakładanie Konta Klienta następuje łącznie z zakładaniem Konta Właściciela w jednej operacji — nie istnieje firma w systemie bez przypisanego do niej Właściciela.
Adres e-mail podany przy rejestracji wymaga potwierdzenia. Rejestracja niepotwierdzona w ciągu 24 godzin od wysłania odnośnika weryfikacyjnego jest usuwana automatycznie, nie później niż po 7 dniach od utworzenia.
Warunkiem ukończenia rejestracji jest akceptacja niniejszego regulaminu oraz umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Akceptacja polityki prywatności nie jest odrębnie wymagana — polityka ma charakter informacyjny.
Osoba zakładająca Konto oświadcza, że jest uprawniona do zawarcia umowy w imieniu Klienta.
Rejestracja pod danym numerem NIP daje prawo do jednego Okresu próbnego. Kolejna próba rejestracji tym samym NIP po wykorzystaniu Okresu próbnego jest odrzucana.
Gdy Klientem jest osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, osoba ta oświadcza przy rejestracji, że umowa o świadczenie Usługi ma dla niej charakter zawodowy w rozumieniu art. 385⁵ § 1¹ Kodeksu cywilnego — korzystanie z systemu do zarządzania transportem jest bezpośrednio związane z przedmiotem prowadzonej przez nią działalności gospodarczej w branży transportu drogowego. Złożenie tego oświadczenia nie jest warunkiem zawarcia umowy.

D. Konta i bezpieczeństwo

Każdy Użytkownik korzysta z Usługi przez indywidualne Konto. Współdzielenie danych logowania między różnymi osobami fizycznymi jest zabronione.
Zakres dostępu Użytkownika wyznacza przypisana mu rola (właściciel, dyspozytor, księgowość, kierowca, viewer). Aktualna macierz uprawnień przypisanych do ról jest dostępna Klientowi w ustawieniach Konta.
Klient może wymusić uwierzytelnianie dwuskładnikowe (TOTP) dla wybranych ról. Dla Konta operatora platformy uwierzytelnianie dwuskładnikowe jest obowiązkowe zawsze.
Użytkownik jest zobowiązany chronić dane dostępowe do swojego Konta i niezwłocznie zgłosić Usługodawcy podejrzenie nieuprawnionego dostępu do Konta.
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (§I.2) jest integralną częścią umowy o świadczenie Usługi i podlega akceptacji na takich samych zasadach jak niniejszy regulamin.

E. Wymagania techniczne

Korzystanie z Aplikacji Web wymaga urządzenia z dostępem do Internetu i aktualną przeglądarką internetową wspierającą standardy HTML5, CSS3 i JavaScript w wersji ECMAScript obsługiwanej przez tę przeglądarkę.
Korzystanie z Aplikacji Mobilnej wymaga urządzenia mobilnego z systemem Android lub iOS w wersji wspieranej przez producenta systemu w chwili instalacji, z dostępem do Internetu.
Do odbioru komunikacji dotyczącej Konta i Usługi niezbędny jest czynny adres poczty elektronicznej.
Część funkcji Aplikacji Mobilnej (potwierdzenia punktów trasy, wydatki, dokumenty) działa bez bieżącego połączenia z Internetem i synchronizuje się po jego odzyskaniu — patrz §K.

F. Zakres usługi

Usługa obejmuje następujące obszary funkcjonalne, dostępne w zakresie przewidzianym wybranym Planem (patrz §L — wszystkie Plany obejmują dziś ten sam zakres modułów):

Dyspozycja i trasa — zarządzanie zleceniami transportowymi, statusami, przydziałem kierowców i pojazdów, trasą i przekroczeniami granic.
Flota — kartoteka pojazdów, naczep, harmonogram, koszty, karty paliwowe, terminy przeglądów.
Dokumenty — przechowywanie i generowanie dokumentów związanych ze zleceniem (zlecenie transportowe, CMR) oraz przypiętych do kartotek.
Finanse — fakturowanie sprzedażowe i kosztowe, integracja z Krajowym Systemem e-Faktur, ewidencja należności, eksport ewidencji JPK_V7.
Tachograf i czas pracy — odczyt plików z karty kierowcy i jednostki pojazdowej, analiza czasu pracy względem rozporządzenia (WE) 561/2006.
Pakiet Mobilności — wspomaganie klasyfikacji operacji transportowych, okresów delegowania, diet wirtualnych i płac minimalnych państw przyjmujących, w zakresie opisanym w §G.4.
SafeRate — kalkulacja kosztu i opłacalności planowanego kursu.
Analityka — pulpit, raporty i zestawienia operacyjne.
Aplikacja kierowcy — aplikacja mobilna dla kierowców Klienta, z pracą offline, zgodnie z §K.
Śledzenie zlecenia — publiczny odnośnik dla zleceniodawcy Klienta, pokazujący status przewozu bez zakładania konta.
Telematyka — odbiór danych o pozycji i aktywności pojazdu z systemu telematycznego wskazanego przez Klienta, w zakresie opisanym w §H.4.

Funkcje oznaczone w interfejsie jako niedostępne, przygotowawcze lub działające wyłącznie na środowisku demonstracyjnym (w tym integracja z platformą eFTI i dostawcą e-CMR) nie są objęte świadczeniem Usługi do czasu ich aktywacji przez Usługodawcę, o czym Klient jest informowany w interfejsie.

G. Charakter wyników obliczeń

Usługa dostarcza narzędzi wspierających decyzje operacyjne, finansowe i związane ze zgodnością z przepisami — nie zastępuje doradztwa prawnego, podatkowego, księgowego ani opinii specjalisty ds. czasu pracy kierowców, i nie ponosi odpowiedzialności w zakresie, w jakim wynik obliczeń zależy od decyzji zastrzeżonej dla takiej osoby.
Wyniki analiz „SafeRate" i „Compliance Twin" są od siebie świadomie niezależne: pierwszy ocenia opłacalność handlową planowanego kursu, drugi — jego wykonalność z perspektywy czasu pracy kierowcy i przepisów o delegowaniu. Żaden z nich nie jest wiążącą opinią prawną ani gwarancją, że zaplanowany kurs jest zgodny z prawem lub opłacalny — służą wsparciu decyzji dyspozytora.
Analiza czasu pracy kierowcy (rozporządzenie 561/2006) i klasyfikacja operacji transportowych (Pakiet Mobilności) są wykonywane na podstawie reguł zapisanych w systemie i danych dostępnych w chwili obliczenia. Gdy dane są niewystarczające do jednoznacznego wyniku, system zwraca wynik nierozstrzygnięty zamiast domysłu — taki wynik wymaga decyzji Klienta i nie jest traktowany przez system jako potwierdzenie zgodności ani jej naruszenie.
Moduł rozliczeń kierowców dostarcza wyliczenia wspierające (dni pobytu za granicą, równowartość diet, funkcję podstawy składek, wyrównanie do płacy minimalnej państwa przyjmującego). Usługa nie oblicza wynagrodzenia brutto, składek ani podatku — te wielkości oblicza system kadrowo-płacowy Klienta na podstawie danych wyprowadzonych z Usługi. Reguły prawne, na których oparte są te wyliczenia, na dzień publikacji niniejszego regulaminu nie zostały jeszcze zweryfikowane przez specjalistę zewnętrznego (patrz §G.6).
Zgłoszenia delegowania (IMI) są przez Usługę wyłącznie przygotowywane w formie arkusza do przepisania. Usługa nie loguje się do systemu IMI w imieniu Klienta i nie wysyła zgłoszenia automatycznie — złożenie zgłoszenia pozostaje czynnością Klienta.
Reguły prawne stosowane przez silniki obliczeniowe Usługi są wersjonowane, ze wskazaniem źródła i okresu obowiązywania. Do czasu przeprowadzenia przeglądu przez właściwego specjalistę reguły te mają status niezweryfikowanych — Klient jest o tym informowany w interfejsie przy każdym wyniku, którego dotyczy.
Wycena opłat drogowych (myta) jest szacunkiem opartym na taryfach publikowanych przez operatorów poboru opłat, nie rozliczeniem tych operatorów. Wycena obejmuje wyłącznie państwa, dla których Usługodawca utrzymuje aktualne taryfy w systemie — lista tych państw jest widoczna w interfejsie.
Przewidywany czas dojazdu (ETA) na publicznej stronie śledzenia zlecenia jest szacunkiem uwzględniającym obowiązkowe przerwy i odpoczynek kierowcy, gdy dostępne są do tego wystarczające dane; w przeciwnym razie strona pokazuje wynik nierozstrzygnięty z podaniem przyczyny.

H. Integracje zewnętrzne

Część funkcji Usługi zależy od dostępności systemów podmiotów trzecich, nad którymi Usługodawca nie ma kontroli: Krajowego Systemu e-Faktur, rejestrów publicznych (GUS, VIES, Wykaz podatników VAT), Narodowego Banku Polskiego, operatora płatności, dostawcy powiadomień push, dostawcy SMS oraz systemu telematycznego wskazanego przez Klienta.
Niedostępność systemu podmiotu trzeciego nie stanowi niewykonania lub nienależytego wykonania Usługi przez Usługodawcę, jeżeli Usługodawca dochował staranności wymaganej przy integracji i poinformował Klienta o niedostępności w rozsądnym terminie, gdy wpływa ona na funkcjonalność Usługi.
Płatność kartą płatniczą jest dostępna wyłącznie wtedy, gdy Usługodawca skonfigurował aktywnego operatora płatności — dostępność tej metody płatności jest widoczna w panelu subskrypcji Klienta. Dane karty płatniczej nie są przetwarzane ani przechowywane przez serwery Usługodawcy — przechodzą bezpośrednio do operatora płatności.
Integracja z systemem telematycznym wymaga wskazania przez Klienta dostawcy telematyki i połączenia go z Usługą. Usługa nie udostępnia własnego sprzętu telematycznego. Klient jako pracodawca odpowiada za poinformowanie kierowców o monitorowaniu pozycji pojazdu zgodnie z przepisami prawa pracy — połączenie telematyczne nie może zostać aktywowane w Usłudze bez potwierdzenia przez Klienta, że ten obowiązek został wykonany; Usługa nie weryfikuje faktycznego dotarcia informacji do kierowcy — to pozostaje obowiązkiem Klienta jako pracodawcy.
Integracja z platformą eFTI i dostawcą e-CMR nie jest dziś aktywna produkcyjnie — dostępna wyłącznie na środowiskach demonstracyjnych do czasu wyboru certyfikowanego dostawcy przez Usługodawcę.

I. Dane Klienta

Wszystkie prawa do Danych Klienta pozostają przy Kliencie. Usługodawca nie nabywa żadnych praw własności do Danych Klienta i przetwarza je wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.
Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych zawartych w Danych Klienta określa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, stanowiąca integralną część umowy o świadczenie Usługi.
Klient odpowiada za zgodność z prawem danych wprowadzanych do Usługi, w tym za posiadanie właściwej podstawy prawnej przetwarzania danych swoich pracowników, kierowców i kontrahentów, oraz za prawa osób trzecich w dokumentach wgrywanych do Usługi (skany, zdjęcia, pliki importu).
Dokumenty wygenerowane przez Usługę na podstawie Danych Klienta (m.in. zlecenie transportowe, CMR, faktura) są udostępniane Klientowi w formacie PDF i stanowią odwzorowanie danych z chwili wygenerowania — przy sporze rozstrzyga treść wygenerowanego dokumentu, nie stan danych w systemie w innym momencie.
Import kartotek z plików CSV/XLSX jest wykonywany przez Klienta. Klient odpowiada za zgodność z prawem i poprawność danych zawartych w importowanym pliku.

J. Dane pracowników i monitoring — obowiązki Klienta

Klient, jako administrator danych osobowych swoich pracowników i kierowców, odpowiada samodzielnie za legalność przetwarzania tych danych w Usłudze, w tym za:
podstawę prawną monitorowania lokalizacji pojazdu przez system telematyczny (art. 22(3) Kodeksu pracy), w tym wykonanie obowiązku informacyjnego wobec kierowców przed uruchomieniem monitoringu;
podstawę prawną jednorazowego pobrania lokalizacji telefonu kierowcy przy zgłoszeniu zdarzenia punktu trasy w aplikacji mobilnej, opisanego w §12.16 Polityki prywatności, w tym wykonanie obowiązku informacyjnego wobec kierowców w zakresie, w jakim ten mechanizm wymaga go odrębnie od monitoringu pojazdu;
podstawę prawną przetwarzania danych z plików tachografu;
zgodność z przepisami o czasie pracy kierowców i płacach minimalnych.
Usługodawca dostarcza mechanizm potwierdzenia przez Klienta, że obowiązek informacyjny wobec kierowców został wykonany, jako warunek techniczny aktywacji połączenia telematycznego — nie zwalnia to Klienta z odpowiedzialności za rzeczywiste wykonanie tego obowiązku.
Obowiązki Usługodawcy jako podmiotu przetwarzającego dane osobowe powierzone przez Klienta określa umowa powierzenia (§I.2) — niniejszy paragraf nie przenosi na Klienta obowiązków zastrzeżonych dla Usługodawcy jako procesora z art. 28 RODO.

K. Aplikacja mobilna i praca offline

Aplikacja Mobilna umożliwia Kierowcy zgłaszanie zdarzeń związanych z realizacją zlecenia (potwierdzenie przyjazdu i wyjazdu z punktu trasy, wydatki, dokumenty wykonawcze) bez bieżącego połączenia z Internetem. Zgłoszenia trafiają do lokalnej kolejki na urządzeniu i są wysyłane do systemu automatycznie po odzyskaniu połączenia.
Numer zdarzenia nadawany przez urządzenie Kierowcy chroni przed powstaniem duplikatu przy wielokrotnym wysłaniu tego samego zgłoszenia.
Zdjęcia wykonane w Aplikacji Mobilnej (m.in. potwierdzenie dostawy, paragony) są kompresowane na urządzeniu przed wysłaniem i usuwane z urządzenia po potwierdzonym dostarczeniu do systemu.
Praca offline oznacza opóźnienie synchronizacji, nie natychmiastowe przeniesienie danych do systemu — Usługodawca nie gwarantuje natychmiastowej widoczności zgłoszenia złożonego bez połączenia z Internetem.
Wylogowanie z Aplikacji Mobilnej usuwa z urządzenia lokalną bazę danych i klucz jej szyfrowania, pobrane dokumenty oraz zdjęcia oczekujące jeszcze na wysłanie w kolejce offline — wylogowanie nie czeka na dokończenie wysyłki.

L. Ceny i plany

Aktualny cennik Planów jest publikowany na stronie trasivo.pl/cennik i w panelu subskrypcji Klienta. Ceny podane są w kwotach brutto, ze wskazaniem stawki VAT i kwoty netto.
Cena Planu zależy wyłącznie od liczby pojazdów w Kliencie. Plany progowe mają maksymalną liczbę pojazdów objętą stałą ceną miesięczną; plan bez progu nalicza cenę za każdy aktywny pojazd. Wszystkie moduły opisane w §F wchodzą w cenę każdego Planu.
Przekroczenie progu floty w Planie progowym nie powoduje automatycznej dopłaty ani zmiany Planu — Klient jest o tym informowany w interfejsie i może samodzielnie zmienić Plan.
Zmiana ceny Planu obowiązuje od najbliższego Okresu rozliczeniowego następującego po jej ogłoszeniu, z wyjątkiem Klientów w trakcie Okresu próbnego, dla których cena obowiązująca w chwili wyboru Planu jest utrzymana do końca Okresu próbnego.

M. Okres próbny

Okres próbny trwa 14 dni od założenia Konta Klienta.
Okres próbny wymaga zapisania karty płatniczej u operatora płatności — wyłącznie na instancjach, na których operator płatności jest skonfigurowany i poza oknem zgody właściciela dla operatora platformy. Zapisanie karty służy weryfikacji Konta i ewentualnemu automatycznemu przedłużeniu subskrypcji po wyborze Planu — samo zapisanie karty nie wybiera Planu.
Brak wyboru Planu do końca Okresu próbnego skutkuje przejściem Konta w Tryb ograniczony, opisany w §O, niezależnie od tego, czy karta płatnicza została zapisana.
Jeden Okres próbny przysługuje jednemu numerowi NIP.

N. Płatności

Usługodawca wystawia faktury za Okres rozliczeniowy zgodnie z wybranym Planem.
Dostępne metody płatności są widoczne w panelu subskrypcji Klienta i mogą obejmować płatność przelewem oraz — wyłącznie gdy Usługodawca skonfigurował aktywnego operatora płatności — płatność kartą płatniczą z automatycznym obciążeniem przy wystawieniu kolejnej faktury.
Płatność kartą jest obsługiwana przez zewnętrznego operatora płatności; Usługodawca nie ma dostępu do pełnych danych karty płatniczej Klienta.

O. Zaległość w płatności i tryb ograniczony

Brak opłacenia faktury w terminie powoduje przejście subskrypcji w stan zaległości. Po upływie 14-dniowego okresu karencji od powstania zaległości Konto Klienta przechodzi w Tryb ograniczony.
Tryb ograniczony nie pozbawia Klienta dostępu do danych, które Klient musi przechowywać lub okazać z mocy prawa. W Trybie ograniczonym pozostają w pełni dostępne w szczególności: odczyt wszystkich danych, logowanie i zmiana hasła, korekty i wysyłka faktur do Krajowego Systemu e-Faktur, eksport pełny danych Klienta, ewidencja czasu pracy, dokumenty delegowania, praca Aplikacji Mobilnej dla kierowców oraz zarządzanie subskrypcją.
W Trybie ograniczonym zablokowane jest wykonywanie nowych operacji zapisu poza funkcjami wymienionymi w ust. 2.
Opłacenie zaległej faktury przywraca pełną dostępność Konta bez dodatkowych czynności ze strony Klienta.

P. Zmiana planu

Zmiana Planu na wyższy obowiązuje od chwili potwierdzenia przez Klienta. Zmiana Planu na niższy obowiązuje od początku kolejnego Okresu rozliczeniowego.

Q. Rezygnacja

Klient może zrezygnować z Usługi w każdym czasie przez panel subskrypcji. Rezygnacja skutkuje zakończeniem subskrypcji z końcem opłaconego Okresu rozliczeniowego.
Po zakończeniu subskrypcji Dane Klienta pozostają dostępne do odczytu i eksportu przez 90 dni od zakończenia subskrypcji, po których mogą zostać zaplanowane do trwałego usunięcia.
Usunięcie następuje w dwóch etapach: zaplanowanie usunięcia, a następnie — nie wcześniej niż po 14 dniach od zaplanowania — wykonanie usunięcia, które jest nieodwracalne i obejmuje wszystkie dane Klienta we wszystkich systemach Usługodawcy, w tym pliki przechowywane w magazynie obiektowym.
Usługodawca może wypowiedzieć umowę Klientowi z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec Okresu rozliczeniowego następującego po jego upływie, bez podania przyczyny.
Usługodawca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, gdy Klient: narusza §X (zakazane użycie) i nie zaprzestaje naruszenia mimo wezwania z wyznaczonym, rozsądnym terminem; pozostaje w Trybie ograniczonym dłużej niż 90 dni; albo korzysta z Usługi w sposób zagrażający bezpieczeństwu danych innych Klientów. Wypowiedzenie ze skutkiem natychmiastowym nie skraca terminu na wygenerowanie i pobranie eksportu danych z §R — Klient zachowuje do niego prawo przez okres wskazany w §Q.2, liczony od dnia wypowiedzenia.

R. Eksport danych

Klient może w każdej chwili, także w Trybie ograniczonym, wygenerować pełny eksport swoich danych w postaci archiwum zawierającego dane w formacie JSONL i CSV oraz kopie przechowywanych dokumentów, wraz z manifestem opisującym zawartość i sumą kontrolną archiwum.
Wygenerowane archiwum jest dostępne do pobrania przez 30 dni od wygenerowania, po czym jest automatycznie usuwane. Pobranie archiwum przed jego wygaśnięciem jest obowiązkiem Klienta. Okres ten spełnia minimum wymagane ust. 3 poniżej na odzyskanie danych po okresie przejściowym zmiany dostawcy.
Usługa jest usługą przetwarzania danych w rozumieniu art. 2 pkt 8 rozporządzenia (UE) 2023/2854 (Data Act) — definicja wprost obejmuje oprogramowanie dostarczane na żądanie przez internet (SaaS), niezależnie od tego, że infrastruktura Usługodawcy nie jest rozbudowaną platformą chmurową. W konsekwencji Usługodawca: nie utrudnia Klientowi zmiany dostawcy usługi tego samego rodzaju ponad uzasadnione techniczne minimum (art. 23, 25); umożliwia rozwiązanie umowy z zachowaniem maksymalnie dwumiesięcznego okresu wypowiedzenia liczonego na potrzeby przełączenia (art. 25 ust. 2); udostępnia dane eksportowalne — dane wejściowe i wyjściowe wygenerowane użyciem Usługi przez Klienta, z wyłączeniem elementów chronionych tajemnicą przedsiębiorstwa Usługodawcy — w formacie strukturalnym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego (JSONL i CSV, ust. 1); nie pobiera opłaty za samo przełączenie dostawcy od 12 stycznia 2027 r., a do tego dnia ogranicza ewentualną opłatę do kosztów bezpośrednio związanych z procesem przełączenia (art. 29) — dziś Usługodawca takiej opłaty nie pobiera w ogóle.

S. Usunięcie danych

Usunięcie pojedynczego rekordu przez Klienta (np. kartoteki kierowcy, kontrahenta, konta użytkownika) jest realizowane jako zmiana statusu (usunięcie miękkie) — rekord znika z list i może zostać przywrócony przez Klienta. Dokumenty i zdarzenia systemowe nie podlegają usunięciu — mogą wyłącznie zmienić status.
Trwałe i nieodwracalne usunięcie wszystkich danych Klienta następuje wyłącznie w procedurze opisanej w §Q.3, po zakończeniu subskrypcji.

T. Dostęp wsparcia technicznego

Usługodawca może uzyskać czasowy dostęp do danych Klienta w celu diagnozy zgłoszenia, wyłącznie za uprzednią zgodą Właściciela, udzieloną na czas od 1 do 72 godzin, z zakresem odczytu albo odczytu i zapisu.
Dostęp w ramach zgody nie obejmuje danych o wynagrodzeniach, stawkach płacowych ani lokalizacji historycznej pojazdów i kierowców.
Podczas trwania dostępu w interfejsie widoczny jest pasek informujący o aktywnej sesji wsparcia. Każda czynność wykonana w ramach dostępu jest rejestrowana i oznaczona jako wykonana przez wsparcie techniczne.
Właściciel może cofnąć zgodę w każdej chwili, co natychmiast kończy dostęp.

U. Dostępność usługi i odpowiedzialność

Usługodawca dokłada starań w celu zapewnienia ciągłości działania Usługi, w tym stosuje monitorowanie dostępności spoza infrastruktury, na której Usługa działa, i procedury reakcji na awarie opisane w wewnętrznym runbooku. Usługodawca nie gwarantuje poziomu dostępności (SLA) wyrażonego procentowo ani nie przyznaje z tego tytułu rekompensat — zobowiązanie Usługodawcy ma charakter starannego działania, nie rezultatu. Klient decydujący, czy taki poziom zobowiązania odpowiada krytyczności jego działalności, może przed zawarciem umowy zapytać Usługodawcę o historyczną dostępność Usługi.
Usługodawca zastrzega możliwość przerw technicznych niezbędnych do utrzymania i rozwoju Usługi, planowanych w miarę możliwości w godzinach najmniejszego obciążenia i zapowiadanych z wyprzedzeniem, gdy ich zakres tego wymaga.
Usługodawca nie odpowiada za niedostępność Usługi wynikającą z okoliczności, na które nie ma wpływu, w tym z niedostępności systemów podmiotów trzecich wymienionych w §H, awarii sieci Internet po stronie Klienta, siły wyższej.

V. Kopie zapasowe i ciągłość danych

Usługodawca wykonuje regularne kopie zapasowe danych Klienta i archiwizację umożliwiającą odtworzenie danych do wskazanego momentu w przeszłości.
Usługodawca nie gwarantuje kontraktowych parametrów RPO (maksymalnej utraty danych) ani RTO (czasu przywrócenia usługi) wyrażonych liczbowo — opisuje wyłącznie mechanizmy faktycznie wdrożone: kopię bazową wykonywaną codziennie i ciągłą archiwizację dziennika zmian bazy danych co minutę, co w praktyce ogranicza utratę danych przy awarii do kilku minut poprzedzających awarię, bez przyjmowania tej wartości jako zobowiązania umownego.

W. Własność intelektualna

Prawa do Aplikacji Web, Aplikacji Mobilnej i wszystkich ich elementów (oprogramowanie, wygląd, znaki) przysługują Usługodawcy lub podmiotom, od których Usługodawca uzyskał licencję.
Umowa o świadczenie Usługi udziela Klientowi niewyłącznego, nieprzenoszalnego prawa do korzystania z Usługi w zakresie wynikającym z wybranego Planu, przez czas trwania umowy.
Dokumenty wygenerowane przez Usługę na podstawie Danych Klienta (zlecenie transportowe, CMR, faktury i inne wydruki) stanowią własność Klienta.
Postanowienie §I.1 (własność Danych Klienta) stosuje się odpowiednio.

X. Zakazane użycie

Klient i jego Użytkownicy zobowiązują się nie:

podejmować działań bezprawnych przy użyciu Usługi;
podejmować prób przełamania lub obejścia zabezpieczeń Usługi, w tym izolacji danych innych Klientów;
wprowadzać do Usługi danych, do których przetwarzania nie mają podstawy prawnej, ani naruszać praw osób trzecich;
wprowadzać do Usługi złośliwego oprogramowania ani podejmować działań mogących zakłócić jej działanie dla innych Klientów;
korzystać z Usługi w sposób sprzeczny z jej przeznaczeniem opisanym w §F.

Y. Odpowiedzialność

Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usługi na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniami poniżej.
Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Usługi, niezależnie od podstawy prawnej roszczenia, jest ograniczona do rzeczywiście poniesionej straty (bez utraconych korzyści) i nie przekracza, za wszystkie zdarzenia w danym Okresie rozliczeniowym łącznie, wysokości opłat faktycznie zapłaconych przez Klienta za Usługę w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, z którego wynika roszczenie. Ograniczenie to nie obejmuje szkody wyrządzonej umyślnie (ust. 4) ani przypadków, w których ograniczenie odpowiedzialności jest wyłączone bezwzględnie obowiązującym przepisem prawa. Przyjęty próg odpowiada charakterowi Usługi jako narzędzia wspierającego decyzje Klienta, nie jako systemu wykonującego te decyzje za Klienta (§G) — ostateczna odpowiedzialność za rozliczenia podatkowe, płacowe i za zgodność z przepisami transportowymi pozostaje po stronie Klienta.
Usługodawca nie odpowiada za:
skutki decyzji podjętych przez Klienta na podstawie wyników analiz opisanych w §G jako wspierające, w tym wyników nierozstrzygniętych, jeżeli Klient nie zasięgnął w razie wątpliwości opinii właściwego specjalisty;
skutki błędnych, niepełnych lub nieaktualnych danych wprowadzonych do Usługi przez Klienta lub jego Użytkowników;
niedostępność lub błędne działanie systemów podmiotów trzecich wymienionych w §H;
szkody wynikłe z braku dostępu Klienta do Internetu lub z awarii sprzętu Klienta;
utratę danych spowodowaną wyłącznie działaniem lub zaniechaniem Klienta, w tym błędną konfiguracją uprawnień przez Klienta.
Żadne postanowienie niniejszego regulaminu nie wyłącza ani nie ogranicza odpowiedzialności Usługodawcy za szkodę wyrządzoną umyślnie.

Z. Reklamacje

Reklamacje dotyczące działania Usługi Klient zgłasza na adres wskazany po uruchomieniu usługi komercyjnej, podając firmę Klienta, opis zgłaszanego problemu oraz — w miarę możliwości — identyfikator żądania (X-Request-Id) wyświetlany przy błędzie w interfejsie.
Usługodawca rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi w terminie 14 dni od jej otrzymania. Brak odpowiedzi w tym terminie nie oznacza uznania reklamacji.
Zgłoszenie obecności w Usłudze treści, które zgłaszający uważa za niezgodne z prawem, w rozumieniu art. 16 rozporządzenia (UE) 2022/2065 (Akt o usługach cyfrowych), przyjmuje ten sam adres co reklamacje z ust. 1, z dopiskiem „zgłoszenie treści niezgodnych z prawem", wskazaniem lokalizacji treści i uzasadnieniem. Usługodawca potwierdza odbiór i informuje zgłaszającego o decyzji. Dane przechowywane w Usłudze są dostępne wyłącznie Klientowi, który je wprowadził, i osobom przez niego upoważnionym — zgłoszenie od osoby spoza tego kręgu w praktyce nie wskaże treści, do której zgłaszający miałby dostęp.

AA. Zmiana regulaminu

Usługodawca może zmienić niniejszy regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu funkcjonalnego Usługi lub zmiany warunków świadczonych przez podmioty trzecie, od których zależy świadczenie Usługi.
Nowa wersja regulaminu jest publikowana w systemie ze wskazaniem daty wejścia w życie. Klient jest informowany o zmianie i — jeżeli zmiana dotyczy regulaminu lub umowy powierzenia — zobowiązany do ponownej akceptacji nowej wersji przed dalszym korzystaniem z Usługi.
Brak akceptacji nowej wersji regulaminu lub umowy powierzenia uniemożliwia dalsze korzystanie z Usługi do czasu jej udzielenia.

AB. Prawo właściwe i właściwość sądu

Prawem właściwym dla umowy o świadczenie Usługi jest prawo polskie.
Sądem właściwym do rozstrzygania sporów wynikających z umowy o świadczenie Usługi jest sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy. Postanowienie to nie wyłącza przepisów, które ustawa nakazuje stosować niezależnie od treści umowy, w tym ochrony przewidzianej dla Klienta będącego osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, gdy umowa nie ma dla niego charakteru zawodowego (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego) — w takim przypadku obowiązują zasady ogólne Kodeksu postępowania cywilnego.